Au début du 19ᵉ siècle, les seuls moyens de répertorier ce qui était découvert durant les expéditions étaient la collecte de spécimens ou les notes et dessins que faisaient les artistes au cours du voyage, à dos de bêtes de somme, ou dans des pirogues, selon les régions parcourues. Les voyageurs profitaient des arrêts durant le chemin pour compléter, colorer, corriger ou effacer leurs écrits, leurs dessins, afin de représenter au mieux ce qu’ils avaient vu et vécu.
Outre le fait de devoir protéger leur matériel de l’humidité et des insectes, les artistes devaient également contrôler leur stock, de sorte que celui-ci soit suffisant pour les longs mois durant lesquels ils étaient éloignés de tout commerce.
Les tâches remplies par les hommes libres sous contrat, les indiens et les esclaves noirs, chargés de porter les équipements, les vivres, les armes et les munitions, de préparer les repas, de conduire les troupes et les bateaux, de choisir des itinéraires proches de petites et moyennes propriétés capables de fournir aux voyageurs un abri et de la nourriture, étaient également fondamentales pour le fonctionnement des expéditions.